Ochrona danych osobowych na stronie Brandivia.pl

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest KMK International Tradex sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach.

W dalszej części dokumentu KMK International Tradex sp. z o.o. określana jest jako „Administrator”, „my” albo „Brandivia”.

2. Kontakt w sprawie ochrony danych

W sprawach dotyczących danych osobowych, korzystania z praw wynikających z RODO albo pytań związanych z niniejszą Polityką Prywatności można skontaktować się z Administratorem:

1. mailowo: bok@brandivia.pl;
2. telefonicznie: +48 664 995 006;
3. pisemnie na adres siedziby Administratora albo adres kontaktowy wskazany w niniejszym dokumencie.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony, rodzaju kontaktu oraz charakteru współpracy. Możemy przetwarzać w szczególności:

1. imię i nazwisko;
2. nazwę firmy, stanowisko albo funkcję osoby kontaktowej;
3. adres e-mail;
4. numer telefonu;
5. dane adresowe lub korespondencyjne, jeżeli są potrzebne do realizacji usługi albo rozliczeń;
6. NIP, REGON, KRS oraz dane do faktury;
7. treść wiadomości, formularzy, briefów, zapytań, zgłoszeń oraz korespondencji;
8. informacje o zamówieniach, płatnościach, fakturach, projektach oraz zakresie współpracy;
9. materiały przekazane do realizacji usługi, w tym pliki, grafiki, zdjęcia, logotypy, opisy, linki, dostępne publicznie informacje o firmie;
10. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, źródle wejścia oraz zachowaniu na stronie;
11. preferencje marketingowe, zgody, ustawienia cookies oraz informacje o sposobie komunikacji;
12. dane kandydatów do pracy albo współpracy, jeżeli osoba przesyła CV, portfolio, linki do realizacji albo inne materiały rekrutacyjne;
13. dane osób zgłaszających się do Programu Partnerskiego BrandiviaPartner.

4. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe możemy otrzymywać bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności poprzez:

1. formularze kontaktowe, formularze wyceny, briefy oraz formularze rekrutacyjne;
2. wiadomości e-mail, rozmowy telefoniczne, komunikatory, spotkania online oraz korespondencję tradycyjną;
3. zamówienia składane za pośrednictwem strony albo koszyka;
4. płatności online oraz przelewy bankowe;
5. zapisy do newslettera albo wyrażenie zgody marketingowej;
6. interakcje z profilami Brandivia w mediach społecznościowych;
7. korzystanie ze strony internetowej oraz narzędzi analitycznych.

Możemy również przetwarzać dane pochodzące ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak strony internetowe firm, rejestry przedsiębiorców, profile firmowe, katalogi branżowe albo publiczne profile w mediach społecznościowych, jeżeli jest to niezbędne do przygotowania oferty, realizacji usługi, kontaktu biznesowego albo weryfikacji danych.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W zależności od sytuacji możemy przetwarzać dane w poniższych celach:

Szczegółowe cele przetwarzania

1. udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail, telefon albo inny kanał kontaktu;
2. przygotowanie oferty, wyceny, rekomendacji, audytu albo propozycji współpracy;
3. zawarcie oraz wykonanie umowy dotyczącej usług Brandivia;
4. realizacja usług takich jak strony WWW, sklepy internetowe, kampanie reklamowe, kreacja graficzna, branding, administracja, konsultacje albo audyty;
5. obsługa płatności, faktur, rozliczeń, zwrotów oraz reklamacji;
6. prowadzenie komunikacji z Klientami oraz osobami zainteresowanymi ofertą;
7. obsługa Programu Partnerskiego, współpracy agencyjnej albo rekrutacji;
8. zapewnienie bezpieczeństwa strony, zapobieganie nadużyciom, spamowi i nieautoryzowanym działaniom;
9. prowadzenie analityki strony, pomiaru skuteczności działań marketingowych oraz poprawy jakości usług;
10. prowadzenie marketingu własnego, remarketingu albo komunikacji handlowej, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;
11. dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami oraz dokumentowanie współpracy.

6. Formularze kontaktowe, briefy i zapytania

Jeżeli korzystają Państwo z formularza kontaktowego, formularza wyceny, formularza briefu, formularza rekrutacyjnego albo formularza zgłoszeniowego do Programu Partnerskiego, przetwarzamy dane podane w formularzu oraz dane techniczne związane z jego wysłaniem.

1. Dane z formularzy są wykorzystywane w celu obsługi zapytania, przygotowania odpowiedzi, wyceny, oferty, kontaktu zwrotnego albo rozpoczęcia współpracy.
2. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do obsługi formularza. Brak ich podania może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie.
3. Dane z formularzy nie są wykorzystywane do wysyłki newslettera albo komunikacji marketingowej, chyba że osoba wyraziła na to odrębną zgodę albo istnieje inna właściwa podstawa prawna.
4. Formularze mogą być zabezpieczone mechanizmami antyspamowymi, takimi jak reCAPTCHA, filtry bezpieczeństwa albo inne narzędzia techniczne chroniące stronę przed nadużyciami.

7. Zamówienia, płatności i rozliczenia

Jeżeli za pośrednictwem strony składają Państwo zamówienie, dokonują płatności albo kupują usługę, przetwarzamy dane niezbędne do obsługi zamówienia oraz rozliczenia.

1. W przypadku zamówień możemy przetwarzać dane identyfikacyjne, kontaktowe, fakturowe, dane dotyczące zamówionej usługi, historię płatności, numer zamówienia, kwotę transakcji oraz status płatności.
2. Płatności elektroniczne mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności, w szczególności Przelewy24 / PayPro S.A. albo innego operatora wskazanego w procesie płatności.
3. Dane rozliczeniowe są przetwarzane w celu wykonania umowy, obsługi płatności, wystawienia faktury, prowadzenia księgowości oraz realizacji obowiązków podatkowych.
4. Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.

8. Marketing, newsletter i komunikacja handlowa

Możemy prowadzić działania marketingowe dotyczące własnych usług, w tym stron internetowych, sklepów internetowych, kampanii reklamowych, kreacji graficznej, administracji stron oraz usług pokrewnych.

1. Newsletter albo komunikacja marketingowa drogą elektroniczną są wysyłane tylko wtedy, gdy osoba wyraziła odpowiednią zgodę albo istnieje inna prawnie dopuszczalna podstawa kontaktu.
2. Zgoda marketingowa może dotyczyć określonego kanału komunikacji, w szczególności e-maila, telefonu, SMS-a, komunikatora albo działań remarketingowych.
3. Zgodę można wycofać w każdym czasie, kontaktując się z Administratorem albo korzystając z mechanizmu rezygnacji, jeżeli został udostępniony.
4. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
5. Możemy prowadzić marketing własny wobec obecnych lub potencjalnych Klientów w ramach prawnie uzasadnionego interesu, o ile nie narusza to praw i wolności osoby, której dane dotyczą oraz o ile przepisy szczególne nie wymagają zgody.

9. Pliki cookies, analityka i remarketing

Strona Brandivia.pl może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pozwalają na prawidłowe działanie strony, analizę ruchu, zapamiętywanie ustawień oraz prowadzenie działań marketingowych.

Rodzaje cookies

1. Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe działanie strony, formularzy, koszyka, zabezpieczeń oraz podstawowych funkcji serwisu.
2. Cookies analityczne – pomagają mierzyć ruch na stronie, źródła wejść, zachowania użytkowników oraz skuteczność treści i kampanii.
3. Cookies marketingowe – mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców, remarketingu oraz personalizacji komunikatów reklamowych.
4. Cookies funkcjonalne – pomagają zapamiętywać ustawienia albo ułatwiać korzystanie ze strony.

Narzędzia, które mogą być wykorzystywane

W zależności od aktualnej konfiguracji strony możemy korzystać z narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel, narzędzia antyspamowe, systemy formularzy, narzędzia hostingowe, systemy statystyczne albo inne rozwiązania wspierające analitykę, bezpieczeństwo i marketing.

1. Cookies niezbędne mogą być stosowane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na zapewnieniu działania strony oraz jej bezpieczeństwa.
2. Cookies analityczne i marketingowe są stosowane zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika oraz obowiązującymi przepisami.
3. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce internetowej albo w mechanizmie zarządzania zgodami, jeżeli jest dostępny na stronie.
4. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

10. Media społecznościowe

Brandivia może prowadzić profile w mediach społecznościowych, w szczególności na platformach takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok albo inne serwisy społecznościowe.

1. Jeżeli wchodzą Państwo w interakcję z naszym profilem, na przykład obserwują go, komentują, reagują, wysyłają wiadomość albo klikają reklamę, możemy przetwarzać dane dostępne w ramach danej platformy.
2. Dane te przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji, obsługi zapytań, promowania usług, analizowania skuteczności treści oraz budowania relacji z odbiorcami.
3. Niezależnym administratorem danych może być również operator danej platformy społecznościowej, który przetwarza dane zgodnie z własnymi regulaminami i politykami prywatności.

11. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić stronę, realizować usługi, obsługiwać Klientów oraz spełniać obowiązki prawne. Mogą to być w szczególności:

1. dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, domen oraz infrastruktury IT;
2. dostawcy systemów formularzy, CRM, narzędzi komunikacji oraz narzędzi do obsługi Klientów;
3. operatorzy płatności, banki oraz podmioty obsługujące rozliczenia;
4. biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, prawnicy, podmioty wspierające windykację albo dochodzenie roszczeń;
5. podwykonawcy, graficy, programiści, specjaliści Ads, copywriterzy, wdrożeniowcy oraz współpracownicy zaangażowani w realizację projektu;
6. dostawcy narzędzi analitycznych, reklamowych oraz remarketingowych;
7. operatorzy platform społecznościowych i reklamowych, takich jak Google, Meta, LinkedIn albo inne platformy wykorzystywane w działaniach marketingowych;
8. organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu oraz na podstawie odpowiednich umów, przepisów prawa albo innych dopuszczalnych podstaw.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych, w szczególności narzędzi analitycznych, reklamowych, hostingowych, komunikacyjnych albo społecznościowych, dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

1. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza EOG, odbywa się to z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia.
2. Zakres przekazywanych danych zależy od konkretnego narzędzia oraz sposobu korzystania ze strony.
3. Informacje o przekazywaniu danych przez dostawców narzędzi zewnętrznych są dostępne w ich politykach prywatności.

13. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo uzasadniony zabezpieczeniem roszczeń.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane do zakresu niezbędnego do spełnienia obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. W zależności od podstawy oraz celu przetwarzania mogą Państwo skorzystać z następujących praw:

1. prawo dostępu do danych osobowych;
2. prawo do uzyskania kopii danych;
3. prawo do sprostowania danych;
4. prawo do usunięcia danych, jeżeli istnieją do tego podstawy prawne;
5. prawo do ograniczenia przetwarzania;
6. prawo do przenoszenia danych;
7. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
8. prawo do wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
9. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: bok@brandivia.pl.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne oraz organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, przypadkowym zniszczeniem, modyfikacją, ujawnieniem albo wykorzystaniem niezgodnym z prawem.

1. ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób, które potrzebują go do realizacji określonych zadań;
2. stosujemy zabezpieczenia techniczne strony, poczty, formularzy oraz narzędzi wykorzystywanych w pracy;
3. korzystamy z usług zewnętrznych dostawców, którzy deklarują stosowanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa;
4. minimalizujemy zakres danych przetwarzanych w narzędziach zewnętrznych;
5. weryfikujemy zasadność dalszego przechowywania danych;
6. podejmujemy działania ograniczające spam, nadużycia oraz nieautoryzowany dostęp do strony.

Pomimo stosowania zabezpieczeń nie istnieje system informatyczny, który gwarantuje całkowite wyeliminowanie ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmuje działania przewidziane przepisami prawa.

16. Zmiany Polityki Prywatności

1. Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności strony, zmiany narzędzi, zmiany zakresu usług albo zmiany sposobu przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie Brandivia.pl.
3. Zmiany obowiązują od dnia ich opublikowania, chyba że w treści dokumentu wskazano inny termin.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności stosuje się przepisy RODO oraz właściwe przepisy prawa polskiego i europejskiego.